NUMERIZE, LE PARTENAIRE « DÉMATÉRIALISATION » DES ENTREPRISES ET DES COLLECTIVITÉS

À l’heure de la dématérialisation et de la modernisation des procédures administratives, Numerize accompagne les collectivités dans leur évolution numérique grâce à ses solutions innovantes de numérisation de documents tous formats.

Quelles sont les solutions proposées par Numerize ?

Nous sommes spécialisés dans la numérisation des documents « papiers » des mairies et des administrations. Les collectivités ont recours à nos services pour l’archivage de leurs registres d’état-civil, mais aussi pour numériser leurs permis de construire ou leurs plans d’urbanisme. Nos solutions existent « clé en main », du format A4 au AO, et nous proposons également des services sur mesure, adaptés aux demandes spécifiques de nos clients.

Après l’étape de numérisation, nous indexons les documents dans des bases de données, permettant de les archiver, les classer et faciliter la recherche d’information. Grâce à nos solutions de stockages sécurisés, nous assurons la traçabilité et la confidentialité des contenus. Nos services se déclinent sur l’ensemble du territoire français, y compris les DOM-TOM, et sont adaptés aussi bien aux toutes petites mairies qu’à de grandes administrations comme la Direction départementale des Territoires ou les DREAL*. Au total, nous comptons plus 6000 clients et numérisons pas moins de 800 000 pages chaque mois.

Parallèlement à nos prestations de numérisation, nous développons aussi des services de domiciliation et de gestion du courrier, à destination des entreprises. Une activité que nous ne tarderons pas à proposer également aux collectivités, une fois installés dans nos futurs locaux « la Scannerie », à Hoerdt, actuellement en construction.

Quels sont les avantages de la numérisation ?

La numérisation des archives est aujourd’hui une obligation incontournable. Les mairies et les préfectures travaillent de plus en plus avec la plateforme COMEDEC, qui vise à favoriser la transmission sécurisée de documents inter-administrations et à simplifier les démarches des usagers.

La numérisation permet par ailleurs de favoriser le travail collaboratif, qui tend à se développer de plus en plus, notamment en gestion multisites. Les petites mairies, qui ne bénéficient pas toujours de personnels dédiés à temps plein, sont les premières concernées : la base de données numérique facilite leur organisation en permettant un accès à distance.

Pourtant, malgré ces avantages — sans parler de la démarche écologique de réduction du papier – certaines collectivités restent frileuses, craignant un surcroît de travail. En réalité, la dématérialisation permet au contraire de gagner un temps considérable. Le plus souvent, les appréhensions au départ du projet laissent très vite la place aux remerciements des agents de la collectivité. Très simple à mettre en oeuvre, la procédure requiert très peu d’investissement en temps de la part des services internes : nous nous rendons sur place et tout ce dont nous avons besoin est de l’accès aux documents. Une table standard et 30 minutes à peine suffisent à installer nos scanners, qui peuvent numériser 800 à 1200 pages à la minute. Les opérations durent entre quelques heures et un maximum de deux semaines, en fonction du volume de documents.

Notre magazine étant destiné aux décideurs politiques de France, quel message souhaitez-vous leur adresser ? « Continuez à croire au numérique ! ». Pour simplifier les démarches des usagers des services publics, mais aussi pour le confort des équipes, les collectivités doivent encore encourager la dématérialisation.

« CONTINUEZ À CROIRE AU NUMÉRIQUE ! »

Source : le mag des territoires numériques >> nos unes >> le mag des territoires numériques n° 5 >> page 25